Chaque année, vous vous posez des questions concernant la photographie scolaire ! Désormais, les photographes scolaires sont nombreux à démarcher les écoles pour proposer de nouveaux services. Ces nouvelles pratiques interrogent la légalité et les droits des coopératives scolaires.

L’OCCE, grâce à son expertise en matière juridique et assurantielle, vous propose de consulter cette information complète.

• Réglementation en matière de photographie scolaire
• Réalité des pratiques commerciales
• Analyse OCCE
• Recommandations
• Paiement et Facturation

Réglementation en matière de photographie scolaire

Le ministère a cadré l’intervention des photographes scolaires (lire le BO 24 du 12 juin 2003).

Outre l'objet des prises de vue concernées qui engagent la responsabilité en tant qu'enseignant, le texte prévoit que :

« Pour les écoles maternelles et élémentaires, dans la mesure où elles ne disposent pas de la personnalité juridique et de l’autonomie financière, seule une association en lien avec l’école, en particulier la coopérative scolaire, peut passer commande auprès d’un photographe et revendre ces photos aux familles. »

Ce qui engage la coopérative scolaire. Ce texte du BO comprend en annexe le Code de bonne conduite des interventions de photographes professionnels en milieu scolaire élaboré paritairement en 2003 et dont l’introduction expose :

« Le présent code de bonne conduite a pour objet de préciser les principes et les règles qui régissent les relations entre, d’une part, les photographes professionnels et, d’autre part, les établissements scolaires et les foyers socio-éducatifs, coopératives scolaires et autres associations concernés par la photographie scolaire. Les organisations professionnelles signataires s’engagent à faire respecter les dispositions du présent code. »

NB : Un parent d'élève n'est aucunement habilité à faire des photos pendant le temps scolaire dans le cadre de la "photographie scolaire" telle que décrite par les textes officiels. Un enseignant peut seulement faire des photos en classe ou en sortie à des fins pédagogiques. Dans tous les cas, le droit à l'image doit être respecté.

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en application le 25 mai 2018 sur tout le territoire de l'Union Européenne et confirmé en France par la loi du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, impose une vigilance accrue et des mesures spécifiques.

Au regard du RGPD, le responsable juridique de la coopérative OCCE, à savoir l'Association Départementale de l'Isère, est responsable du traitement des données concernant le traitement des photos (qui sont des données à caractère personnel) et leur commercialisation.

Au sens du RGPD, le photographe est sous-traitant des données.

Réalité des pratiques commerciales

Le secteur des photographes scolaires, comme tous les secteurs, est concerné par la vente en ligne : soit en direct (site du photographe), soit via un prestataire de plateforme spécialisée, partenaire du photographe.

De plus, nous mettons en garde les coopératives scolaires sur le développement parfois outrancier de propositions de produits dérivés de la photographie scolaire (ex : mugs, magnets, etc).

Nous recommandons de limiter auprès du photographe scolaire l'offre de ces produits qui dévoient l'objet de la circulaire, ainsi que le fait la fédération française de la photographie et des métiers de l’image (FFPMI) auprès de ses adhérents photographes ("restez raisonnable sur les articles annexes") dans son “guide de bonnes pratiques”.

Nous préconisons d'informer les familles de cette dérive commerciale et de ses coûts.

Analyse de l’OCCE

Les textes réglementaires ne s’opposent pas à la vente en ligne en soi (aucune mention). Néanmoins, ces textes réglementaires imposent des règles au crible desquelles il convient de passer les propositions commerciales existantes aujourd'hui.

Si les différents points que nous nous devons de conseiller de respecter à nos coopératives scolaires et mandataires sont respectés par le prestataire, il n’y a pas lieu d’interdire d’y recourir.
 

Recommandations

Obligations du photographe au regard de la circulaire et RGPD

Le photographe doit être en mesure de présenter ses références professionnelles. 
Il s'engage à respecter les termes du "code de bonne conduite des photographes scolaires" joint à la circulaire de 2003. 

Ainsi, il paraît nécessaire de s'assurer qu'il respecte bien les obligations suivantes :

• Pas de démarchage publicitaire : respect de la neutralité de l'Ecole.
• Pas de signature commerciale à caractère promotionnel sur les photos.
• Pas de rétribution des personnels des établissements.
• Pas d'opération commerciale en dehors de cette prise de vues.
• Une seule séance de prises de vue par an.
• Lien direct avec l'école et ses missions : seules les photos de classe collectives ou des photos individuelles en situation scolaire.
• Un bon de commande qui mentionne le prix net, l'objet de la prestation et les modalités de réalisation. La facturation est réalisée au nom de la coopérative scolaire.
• Respect du droit à l’image : seuls les enfants avec autorisation parentale (voir le document en téléchargement du MENJ) sont photographiés, sans obligation d'achat.
• Les obligations de la loi dite « informatique et liberté » sont respectées.
• Le personnel est compétent et apte à intervenir en milieu scolaire.
• La sécurité est assurée en évitant tout risque lié au matériel.
• Les tirages proposés n'excèdent pas 24x32 et les invendus sont détruits.

Il convient d'ajouter ce qui ne figurait pas encore dans le “code de bonne conduite” de 2003 : conformément au RGPD, le photographe présente un contrat de sous-traitance des données à établir avec le mandataire de la coopérative. 

Ce contrat doit définir en autres : 
-    L'objet et la durée du traitement.
-    La nature et la finalité du traitement.
-    Le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées.
-    Et les obligations et les droits du responsable du traitement ainsi que certaines obligations du sous-traitant qui sont imposées par l’article 28 du RGPD.

Un modèle de contrat de sous-traitance est disponible en ligne; s'il est utilisé il est impératif de laisser figurer la mention de la source juridique qui le met à disposition : droit.co

Plateforme prestataire et commande en ligne

Si le photographe a recours à une plateforme prestataire pour la gestion en ligne de la commande et le paiement des photos par les parents, il doit en informer la coopérative et apporter la garantie que cette plateforme est conforme sur 3 points :

• Conforme à la circulaire scolaire n°2003-091 du 5-6-2003.
• Conforme à la réglementation du code monétaire DSP2.
• Conforme au RGPD ainsi que des conditions générales d'utilisation (CGU) consultables sur le site.

Pour la commande en ligne, qu'elle soit gérée directement par le photographe ou que celui-ci ait recours à une plateforme, plusieurs obligations sont à respecter :

• L’enseignant mandataire de la coopérative scolaire doit avoir un accès direct sur la plateforme et à la commande effectuée en ligne par les parents.
• Seuls les parents de l’enfant X auront accès à la visualisation des photos de leur enfant pour la commande grâce à un code confidentiel individuel généré par le prestataire et remis aux familles par le mandataire.
• Aucune extraction de base élèves, ni aucune autre indication des familles exploitable commercialement ou non ne sera proposée au photographe ; seul le code confidentiel généré établit la relation entre la famille et la plateforme.

Paiement et Facturation

• Le paiement en ligne par les parents sur une plateforme est autorisé.
• La plateforme est un prestataire ('marketplace' = 'marché en ligne') qui joue le rôle d'un établissement bancaire en ayant une autorisation de détenir des fonds pour autrui, sans être lui-même une banque. 

Bon à savoir : Il doit répondre à plusieurs obligations : 

-    Disposer de RGPD et CGU à jour. 
-    Garantir la sécurisation du site (fiabilité et confidentialité). 
-    Avoir un délégué à la protection des données (DPO) et Médiateur à la consommation, des mentions légales conformes aux normes. 
-    Avoir un compte bancaire bloqué et uniquement dédié aux encaissements du marché en ligne auprès de sa banque. Au-delà de 1M° être signalé à l’autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) et obtenir une réponse positive à la demande d’exemption d’agrément bancaire. 
-    Réglementation du code monétaire DSP2.

• La coopérative scolaire doit ouvrir un compte sur la plateforme (compte séquestre où seront déposés les paiements des familles). C'est l'Association Départementale de l'Isère qui est titulaire du compte à travers la coopérative scolaire.
• L'Association Départementale de l'Isère dispose des codes d'accès des écoles, ou d'un accès générique pour pouvoir garantir la bonne utilisation de cette plateforme.
• Les parents peuvent aussi choisir de payer en espèces ou en chèque à l'ordre de la coopérative scolaire ; dans ce cas le mandataire doit signaler à la plateforme les montants perçus.
• Tous les paiements apparaissent sur cette plateforme, y compris ceux réglés par d'autres moyens, pour permettre au photographe de produire une facture exhaustive.
• Le photographe doit avoir informé au préalable le mandataire de la répartition finale des sommes encaissées : taux de la commission de la plateforme (éventuellement), montant de la rémunération de sa prestation, pourcentage revenant à la coopérative scolaire.
• La facture est libellée et adressée à la coopérative pour l’intégralité des photos commandées, quel que soit le moyen de paiement.